如果单位经常需要和外地部门、学校、企业或上级单位远程沟通，或者需要线上培训、远程评审、视频会商，视频会议系统就比较有必要。
如果只是本地小范围开会，基本不涉及远程沟通，也没有正式会商和录制需求，可以先把基础扩声、显示和发言系统做好。
视频会议系统不能只看摄像头，还要看拾音、扩声、显示、网络、回声消除和操作方式。音频不好，视频会议体验也会明显下降。
前期应先确认远程会议频率、参会人数、显示方式、是否需要录制和是否需要集中控制，再决定是否配置完整视频会议系统。
这类问题建议结合现场空间、使用方式、设备配置和调试水平综合判断。前期把需求讲清楚，后期系统才更稳定、更好用。